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Automatisez la gestion des dépôt avec la version 5.1 FAQ Comment prendre des dépôts clients automatiquement dans le PDV ...
****************************************************************************** OPTION MANUELLE version 5.0 et - :
Il y a trois différents moyens de prendre des dépôts de façon manuelle, chacun avec ses avantages et ses inconvénients
Option 1 : Plus longue, mais plus flexible ( Bonne gestion des taxes) Étape 1 : Création de la catégorie "Dépôt"
- Allez dans la fenêtre Inventaire,
- Cliquez sur la loupe de recherche à droite du champ "Catégorie",
- Cliquez sur l’icône + (Ajouter),
- Inscrivez 101 dans le champ Catégorie,
- Cochez les cases de TPS et TVQ,
- Inscrivez Dépôt sur commande dans le champ Description,
- Ne cochez pas les autres options,
- Cliquez Enregistrer.
Étape 2 : Création du code de produit Dépôt
- Sur la fenêtre "Inventaire", cliquez sur l’icône + (ajouter),
- Dans le champ "Catégorie", inscrivez "101" par exemple,
- Dans le champ "No Inventaire", inscrivez "DEP",
- Dans le champ "Description", Inscrivez Dépôt sur commande,
- Cliquez "Enregistrer" et "Sortie".
Étape 3 : Notez le dépôt sur la commande
- Sur le "Point de Point de vente", affichez la commande en question,
- Faites le "F5" ou cliquez sur + (ajouter),
- Cochez la case "taxes incluses" à droite de la grille de produit,
- Inscrivez DEP au champ code de produit,
- Dans le champ de quantité inscrire « -1 » (moins 1),
- Inscrivez le montant du dépôt et « enter »,
- Passez l'estimé à l'étape de "Réservation" voir FAQ .
Étape 4 Création du dépôt via une facture
- Sur le "Point de Vente", cliquez sur "Nouvelle Commande ou faite "F1" pour créer une nouvelle,
- Sélectionnez le même client et son véhicule,
- Cocher la case taxes incluses à droite de la grille de produit du POV ,
- Cliquez sur + (Ajouter) ,
- Dans le champ code de produits inscrivez DEP,
- Dans le champ quantité, inscrivez "1",
- Inscrivez le montant du dépôt et faite « enter »,
- Cliquez sur Facture ou F4 et procédez à l’encaissement du dépôt.
Bonne astuce et suggestion :
Vous pouvez utiliser votre souris (bouton de droite) pour copier/coller le numéro de commande du dépôt afin de l’inscrire sur la commande originale comme référence. Afin d’effectuer un meilleur suivi, vous pouvez également copier/coller le numéro de la commande initiale afin de l’ajouter celle du dépôt soit dans la description du dépôt ou dans les notes de l’item.
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Option 2 : Factures avec dépôt dont les travaux seront effectués dans le même mois et pour lesquelles vous ne voulez pas faire de changement sur la facture.
Étape 1 : Ouvrez la commande en question et cliquez sur l’icône de recherche (entre le numéro er le nom du client) pour ouvrir la fiche du client. Sur la fenêtre Maintenance des clients, vous devez cocher la case compte recevable et cliquez sur enregistrer et sortie.
Étape 2 : De retour au Point de vente sur la commande, cliquez sur facture(ou F4) et inscrivez le montant du dépôt au mode paiement approprier et cliquez deux fois sur Compte Recevable afin d’y inscrire automatiquement la balance.
Étapes 3 : Quand le client reviendra plus tard, entrez son numéro de téléphone ou son numéro de compte. Dans le champ code de produit, inscrivez CR (compte recevable) et inscrivez le montant qu’il payera.
Étapes 4 : Une fois la facture complètement payée, retournez dans le fichier client et supprimez la case cochée Compte recevable si vous ne voulez plus lui faire de crédit.
Attention: En procédant ainsi vous aurez facturé l'ensemble de la facture et vous devrez alors payer les taxes de ventes sur cette dernière (selon vos termes de paiements des taxes au gouvernement).
NOTE : Avec l’option 2 VOUS NE POURREZ PLUS MODIFIER LA FACTURE AVEC LE DÉPÔT... Si vous devez ajouter autre chose, vous serez dans l’obligation de créer une nouvelle facture, baissant ainsi votre facture moyenne. De plus si le client ne vient pas vous aurez à supporter les frais d'inventaire des pneus et ce peut-être jusqu'à la saison prochaine. ********************************************************************************************************************** Option 3: Ne pas faire de transaction comptable: - Prendre un dépôt manuellement d'un client,
- L'inscrire dans votre système comptable comme
- Actif : argent dans le compte de banque,
- Passif: Avance : dû aux clients,
- Vous n'aurez alors pas de taxes à payer, car il n'y pas eu de transaction.
- Inscrivez tout de même la note dans l'estimé de votre client et passez-le à l'étape "Réservation" voir FAQ .
Lors de l'encaissement de la facture :
- Ajouter un mode de paiement "Dépôt", dont la valeur de l'encaissement sera celle de la note avec le montant du dépôt.
- Le comptable vérifiera alors dans son grand livre la transaction et viendra faire l'ajustement pour enlever le "Du aux clients"
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