L'importation en Excel/CSV dans GEM-CAR est un outil facile qui vous permet de:
  • Ajouter par lots de nouveaux produits
  • Mettre à jour par lots des produits déjà existants
À moins que vous maîtrisez cet outil, il est fortement recommandé de faire une copie de sauvegarde avant d'utiliser l'importation.

  • Préparez votre fichier Excel ou CSV avec les champs que vous voulez importer ou mettre à jour.
  • Notez que les champs "No. produit" et "Catégorie" (ou même "Code de ligne" si vous l'utilisez) sont obligatoires (selon le mode de transfert).
    • Assurez-vous que les catégories existent déjà dans le système sinon elles seront créées et il faudra les ajuster par la suite dans le système.
  • Éviter les mises en page sur votre fichier, 
    • Seulement les informations nécessaires à l'importation doivent être présentes
    • La première rangée du fichier doit contenir le titre des colonnes.
    • Éviter les colonnes ou rangées vides inutiles
    • Éviter les colonnes ou rangées avec des informations qui ne seront pas importées (ex: Une rangée avec un Total, Sous-Total, etc...)
  • Évitez les accents ou caractères spéciaux dans le nom des feuilles.
  •  Fermez votre fichier avant de l'ouvrir dans GEM-CAR car il risque d'être verrouillé par Excel.
  • Sauvegardez votre fichier dans l'un des formats:
    • Excel 97-2003 (.xls)
    • CSV (Délimité par virgule)(.csv)


ASTUCE


Si vous utilisez les noms des champs entre les crochets (ex: CATBRUT, DESCRIPTION, CATEGORIE, PRIX1, etc...) comme noms de colonnes dans votre fichier (.XLS), vous pourrez utilisez le bouton "Liaison automatique" pour que GEM-CAR assigne automatiquement toutes vos colonnes aux bons champs d'importation.
Option ajoutée à la 9.2
Cette astuce fonctionne aussi pour les fichiers (.CSV)


  1. Mettre à jour les entrées existantes
    • Remplace les informations existantes par les nouvelles informations sélectionnées dans les champs correspondants
    • Ne pas ajouter les produits inexistants (mise à jour seulement)
      • Si cette case n'est pas cochée , les produits qui sont dans le fichier mais qui ne sont pas dans le logiciel seront importés,
      • Si cette case est cochée , les produits qui sont dans le fichier mais qui ne sont pas le système ne seront pas importés.
  2. Fichier CSV
    • Passer en mode CSV (fichier avec données séparées habituellement par une virgule "," ou un point-virgule ";") - (Voir la prochaine section)
  3. Appliquer la matrice de prix sur les codes de lignes à l'importation
    • Applique une matrice de prix sur les codes de lignes à l'importation
  4. Appliquer la matrice de prix sur les catégorie à l'importation
    • Applique matrice de prix sur les catégorie à l'importation
    • Cette option est utile pour ré-appliquer une nouvelle matrice de prix sur les produits en inventaire
  5. Ajouter la quantité à la quantité courante en inventaire
    • Cette option additionne la quantité dans le fichier à la quantité déjà en inventaire dans le système.
À partir du menu principal, allez dans [Inventaire] > [Importation de produit Excel],

Pour un fichier Excel (.XLS)



  • Cliquez sur la loupe  pour rechercher et sélectionner le fichier à importer,
  • Choisissez le nom de la feuille,
  • Cochez les options qui vous conviennent (voir détails plus haut)
  • Pour associer une colonne à une champ d'importation, vous pouvez:
    • Cliquez le bouton "Liaison automatique".
      • Cette option fonctionne si vous avez nommez vos colonnes avec les noms des champs d'importation entre crochets (ex: CATBRUT, CATEGORIE, DESCRIPTION, PRIX1, etc...).
    • Cliquez 2 fois sur la case de la colonne "Champs Excel" vis-à-vis du champs d'importation et sélectionnez la colonne Excel à assigner.
    • Cliquez 2 fois sur la case de la colonne "Valeur par défaut" vis-à-vis du champs d'importation et rentrez une valeur par défaut (ex: "203" ou "703", etc...)
    • Vous ne pouvez pas assigner un Champs Excel et entrer une Valeur par défaut à un même champs d'importation.
    • Vous ne pouvez pas assigner un Champs Excel à plusieurs champs d'importation.
  • Cliquez sur la flèche vert pour démarrer le processus de validation,
  • Une fenêtre vous indiquera les résultats de la validation,
    • En cas d'erreur prenez le temps de vérifier toutes les erreurs pour ne rien manquer.
  • Cliquez sur la porte pour annuler ou cliquez la flèche verte pour démarrer l'importation

Pour un fichier CSV (.CVS - séparation par "," ou ";")



  • Cochez d'abord la case:
    • Fichier CSV
  • Entrez votre délimiteur (ex: "," ou ";"),
  • Cliquez sur la loupe pour rechercher et sélectionner le fichier à importer,
  • Pour associer un champ à une colonne, vous pouvez: 
    • Cliquez le bouton "Liaison automatique", Option disponible dans la version 9.2.
      • Cette option fonctionne si vous avez nommez vos colonnes avec les noms des champs d'importation entre crochets (ex: CATBRUT, CATEGORIE, DESCRIPTION, PRIX1, etc...).
    • Cliquez 2 fois sur la case de la colonne "Champs Excel" vis-à-vis du champs d'importation et sélectionnez la colonne Excel à assigner.
    • Cliquez 2 fois sur la case de la colonne "Valeur par défaut" vis-à-vis du champs d'importation et rentrez une valeur par défaut (ex: "203" ou "703", etc...)
    • Vous ne pouvez pas assigner un Champs Excel et entrer une Valeur par défaut à un même champs d'importation.
    • Vous ne pouvez pas assigner un Champs Excel à plusieurs champs d'importation.
  • Cliquez sur la flèche vert pour démarrer le processus de validation,
  • Une fenêtre vous indiquera les résultats de la validation,
    • En cas d'erreur prenez le temps de vérifier toutes les erreurs pour ne rien manquer.
  • Cliquez sur la porte pour annuler ou cliquez la flèche verte pour démarrer l'importation
Pour assigner un code de ligne à plusieurs produits:
  • Crééz une copie de votre colonne "NO PRODUIT" et renommez-la (ex: "NO PRODUIT_1"),
  • Cochez les options:
    •  Mettre à jour les entrées existantes
    • Ne pas ajouter les produits inexistants (mise à jour seulement)
  • Assignez les colonnes obligatoires (ex: "NO PRODUIT", "CATEGORIE"),
  • Assignez votre nouvelle colonne "NO PRODUIT_1" au champs d'importation "Nouveau no. produit [NCATBRUT]",
  • Assignez votre colonne "CODELINE" au champs d'importation "Nouveau code de ligne [NCODELIGNE]",
  • Finalisez votre importation.


Même s'il n'y a pas de champs "Nouvelle Catégorie", pour changer des produits de catégorie,
  • Cochez l'option:
    •  Mettre à jour les entrées existantes
    • Ne pas ajouter les produits inexistants (mise à jour seulement)
  • Assignez votre colonne "NO PRODUIT" au champs d'importation "No. produit [CATBRUT]",
    • Si vous utilisez des codes de ligne, assignez votre colonne "CODE DE LIGNE" au champs d'importation "CODELIGNE",
  • Assignez votre colonne "NOUVELLE CATEGORIE" au champs d'importation "Catégorie [CATEGORIE",
  • Utilisez le Champs d'importation "Catégorie [CATEGORIE]" et entrez la nouvelle catégorie.
  • Utilisez les autres champs nécessaires à votre importation et finalisez le processus.
GEM-CAR déplacera les produits dans la nouvelle catégorie mentionnée.

Pré-requis: Il faut avoir configuré une matrice de prix basée sur les catégories ou codes de ligne
Pour que GEM-CAR calcule le vendant à partir du coûtant selon la matrice:
  • Crééz une copie de votre colonne "COUTANT" et renommez-la (ex: "COUTANT_1"),
  • Cochez les options:
    •  Mettre à jour les entrées existantes
    • Ne pas ajouter les produits inexistants (mise à jour seulement)
  • Assignez les colonnes obligatoires (ex: "NO PRODUIT", "CATEGORIE"),
    • Si vous utilisez des codes de ligne, assignez votre colonne "CODE DE LIGNE" au champs d'importation "CODELIGNE",
  • Assignez votre colonne "COUTANT" au champs d'importation "Prix coûtant [DERNCOUT]",
  • Assignez votre nouvelle colonne "COUTANT_1" au champs d'importation "Prix de liste [PRIX1]",
  • Finalisez l'importation.