GEM-CAR vous permet d'imprimer ou d'envoyer efficacement vos états de compte de façon simple et intuitive.
 


À partir du menu principal, allez dans [Clients] > [Rapports],



  • Sélectionnez « États de comptes » dans la liste de Rapport disponibles (à gauche),
  • Ignorez les cases à cocher et cliquez sur l'imprimante pour continuer,


  • Sélectionnez le(s) client(s),
  • Pour choisir un client spécifique, entrez son numéro de client dans les champs «Client de: » et « À: » sinon, ignorez et continuez,
  • Entrez une date,
  • Cliquez sur l'imprimante pour prévisualiser les états de comptes avant impression,


  • Cliquez sur la petite imprimante (en haut à gauche) lancer l'impression.
  • L'indication « 1 / 1+ » signifie qu'il y a plusieurs pages à imprimer. Tous les états de comptes seront imprimés, un après l'autre, dans une seule job d'impression.


  • Un rapport sera affiché à l'écran à la fin de chaque traitement d'impression ou d'envoi par courriel.


  • Cliquez « OK » pour valider la fin du traitement.

Assurez-vous de bien vérifier les limitations ou restrictions de votre serveur d'envoi auprès de votre fournisseur de courriel ou d'internet afin d'éviter qu'ils bloquent vos emails de tout envoi futur.
 
À partir du menu principal, allez dans [Clients] > [Rapports],


  • Sélectionnez « États de comptes » dans la liste de Rapport disponibles (à gauche),
  • Ignorez les cases à cocher et cliquez sur l'imprimante pour continuer,

 


  • Sélectionnez le(s) client(s),
  • Pour choisir un client spécifique, entrez son numéro de client dans les champs «Client de: » et « À: » sinon, ignorez et continuez,
  • Entrez une date,
  • Sélectionnez «  Courriel »,
  •  Assurez-vous que la case « Forcer à l'écran » ne soit pas cochée!
  • Cliquez sur l'icone  pour rafraîchir,
  • Remarque:
    • Tous les clients avec une adresse de courriel seront automatiquement sélectionnés.
    • Dans la colonne « Envoi à utiliser », il sera indiqué « Courriel » pour chaque client.
  • Cliquez sur l'imprimante pour lancer l'envoi par courriel des états de comptes,
  • Un rapport s'affichera à l'écran par la suite avec les statuts des envois.

Dans la fiche du client



  • Allez dans la fiche du client dans la fenêtre « Maintenance des clients »,
  • Soit via le menu principal: [Clients] > [Mainenance des clients],
  • Soit par le Point de Vente, ou n'importe où en cliquant sur la loupe vis-à-vis d'un numéro de client,
  • Allez dans l'onglet « Comptabilité »,
  • Dans la section « État de compte », cliquez sur ,
  • Dans la liste , sélectionnez le type d'envoi à utiliser pour les états de compte du client,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer.

 Dans la fenêtre « États de compte »



  • Allez dans la fenêtre « États de compte » (comme mentionné plus haut dans cette FAQ),
  • Cliquez 2 fois dans la case sous la colonne « Type configuré » de la ligne du client,

 


 

  • Dans la liste , sélectionnez votre choix:
  • « Imprimante » pour un envoi postal,
  • « Courriel » pour un envoi électronique,
  • Appuyez sur la touche « ENTER » de votre clavier ou cliquez ailleurs dans la fenêtre,


  • Cliquez « Oui » pour confirmer le changement.

Type d'envoi « Forcer à l'écran »


Quelque soit le Type configuré ou le Type d'envoi choisi, GEM-CAR affiche tout à l'écran et aucune autre action se fait par la suite. (La mention « Visualiser » apparaît sous la colonne « Envoi à utiliser »)
 
 
Type d'envoi « Tous »


GEM-CAR respecte tous les types configurés et décide pour les « non configuré » d'utiliser l'envoi « Courriel » si les clients ont une adresse courriel et l'envoi « Imprimante » sinon.
 
 
Type d'envoi « Imprimante »


GEM-CAR affiche à l'écran les types configurés « Imprimante » et les clients qui n'ont pas d'adresse courriel. À l'affichage vous pourrez cliquer l'imprimante (haut-gauche) pour imprimer.
 
 
Type d'envoi « Courriel »


GEM-CAR utilisera l'envoi par courriel pour tous les types configurés « Courriel » et tous les clients avec une adresse courriel.
 
 
Boutons et sections


Pour calculer ou générer les frais de gestion, voyez  la FAQ « Comment calculer des frais administratifs (ou intérêts) sur les comptes recevables? ».

Ouvrez la fiche d'un client dans la fenêtre « Maintenance des clients », allez dans l'un des onglets suivants:
 

Identification


  • Sélectionnez un client,
  • Cliquez sur l'onglet « Identification »,
  • Dans le champ « Courriel », entrez le courriel par défaut du client,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer.

Contacts


  • Sélectionnez un client,
  • Cliquez l'onglet « Contacts »,
  • Cliquez sur pour ajouter un contact,
  • Entrez son Nom, Courriel, Cellulaire, etc...,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer.

Comptabilité


  • Sélectionnez un client,
  • Cliquez l'onglet « Comptabilité »,
  • Dans le champ « Courriel CR », entrez le courriel,
  • Ce courriel aura la priorité pour les envois d'états de compte!
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer.


  • Retournez dans la fenêtre « États de compte »,
  • Sélectionnez un ou plusieurs clients,
  • Cliquez sur la feuille pour ajouter un message,


  • Composez vos 2 lignes de message,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer,
  • Cliquez sur la porte pour revenir à la fenêtre précédente,
  • Complétez votre envoi.