Contrairement aux factures courantes, les factures incluant un paiement *CR (Compte Recevable) du client ne peuvent être renversées automatiquement. Vous devez le faire manuellement en suivant cet ordre d'idées:

  • Étape 1: Retourner le montant de la facture payée dans le compte du client (en CR)
  • Étape 2: Retourner le montant encaissé dans le bon compte (ex: Débit, MasterCard, Chèque, ...)
  • Étape 3: Refaire l'encaissement du paiement (CR) du client avec les corrections nécessaires.

 

 

Étape 1 - Retournez la facture payée au compte du client

Visualisez votre facture à renverser et prenez en note:

  • le montant,
  • le mode de paiement
  • la date
  • Si nécessaire, le numéro de la facture incluse dans le paiement

Une fois ces informations en main, suivez les instruction suivantes:

À partir du Point de Ventes,

  • Faites un nouvel estimé pour ce client,
  • Dans la ligne de produit, entrez un nouveau code (ex: AJUST) et continuez,
  • Choisissez une catégorie de type pièces (ex: 200 PIÈCES), et continuez,
  • Entrez une description, sans faire de phrase, qui reflète l'ajustement (ex: RETOUR PAIEMENT FACT# 50018 PR AJUST. / REF #50020),
  • Laissez la quantité par défaut (1),
  • Entrez le prix (ou coûtant) qui correspond au montant de la facture payée, et 0 pour la marge,
  • Cliquez sur la disquette pour enregistrer.

 

  • Répondez "Non" si ne vous ne voulez pas ajouter la pièces dans la liste de code de produits,

 

  • Enlever les taxes en cliquant sur le petit bouton "STD" à droite de la ligne d'ajout de produit,

 

  • Cliquez 2 fois sur votre groupe de taxes "NON TAXABLE" (ex: "EXEMPT DE TAXES"),

 

  • Répondez "Oui" pour appliquer ce groupe de taxes à tous les items de l'estimé, et facturez,

 

  • Dans la fenêtre d'Encaissement, entrez la bonne date,
  • Cliquez le mode de paiement RECEVABLE,
  • Cliquez sur le signe du dollar "$" pour fermer la facture sans impression ou cliquez sur l'imprimante pour imprimer.

 

 

Étape 2 - Retourner l'encaissement du paiement au bon compte (MasterCard, débit, etc...)

  • Refaites exactement la même procédure de l'étape précédent en changeant uniquement:
    • La description du produit (ex: RETOUR ENCAISSEMENT MASTER CARD FACT# 50020)
    • La quantité du produit à -1

 

  • À la facturation, entrez la bonne date, le même mode de paiement que le paiement reçu du client (ex: MASTER CARD),
  • Cliquez sur le signe du dollar "$" pour fermer la facture sans impression ou cliquez sur l'imprimante pour imprimer.

 

 

Étape 3 - Refaire l'encaissement du paiement CR

  • Créez un nouvel estimé au nom du même client,
  • Cliquez sur le signe du dollar vert "$" ou entrez votre code produit de "Compte Recevable" (ex: CR),
  • Faites vos corrections
    • ex: Mauvaise facture avait été cochée
    • ex: Escompte oublié sur la facture
    • ex: Paiement partiel et non total
    • etc....

 

  • Fermez la facture comme d'habitude, avec la bonne date et le bon mode de paiement.

 

Note

Cette procédure pourrait changer au fur et à mesure que le GEM-CAR évolue.