Dans un premier temps, il faut comprendre la distinction en la liste des codes et les items en inventaire:

Liste de codes: tous les codes de produits crées dans le système incluant, les produits inventoriés, les produits non inventoriés, les codes spéciaux d'action et les codes de jobs,

Les items d'inventaire: les produits qui ont une quantité en inventaire ou un Min/Max.

Dans un deuxième temps, il faut comprendre les problématiques reliées au fait de sauvegarder toutes les pièces dans la liste de codes dans l'inventaire:

  • La liste de codes comprendra plusieurs milliers de codes qui s'ajouteront à chaque année, rendant les recherches plus longue,
  • Quand vous ferez l'inventaire physique (voir FAQ...) , le rapport sortira sur une multitudes de pages,
  • Une épuration des produits non utilisés et non en inventaire pourrait être faite (FAQ...), mais 
        • Les données d'archives d'achat deviendraient alors non disponibles. 
        • L'historique des prix et des transactions deviendront non disponibles, une hausse de prix ne sera donc pas repérée si l'item n'est pas sauvé.
        • L'historique des factures garde quant à elle le code et la description d'origine. 

 

Quelles sont les options pour réduire le nombre de produits inventoriés:

Si vous optez pour une gestion sans sauvegarde, incrivez manuellement sur vos factures d'achats sur quels bon de travail, les pièces non inventoriées ont été vendues. 

Vous serez aussi mieux préparé à faire face à un audit. 

 

Solution 1:

Étape A: 

  • Créez-vous une catégorie de produit de type "Pièces" avec l'option "Sans suivi d'inventaire" : ex 280, FAQ ...
  • Inscrivez cette catégorie par défaut à la création de la pièce dans le PDV, FAQ...
  • Ajoutez aussi catégorie comme catégorie par défaut dans le transfert des liens Internet "sans suivi d'inventaire", FAQ... 
  • Créez-vous des catégories associées à des GL de dépenses que vous désirez suivre ( Ex frais de bannière ),
  • Créez-vous les produits récurrents correspondants.

 

Étape B:

  • Dans le PDV, lorsque vous transférez les items des liens Internet, double-cliquez sur la  description pour éditer la catégorie et la mettre dans une catégorie de suivi d'inventaire pour les items que vous voulez garder en stock 
  • Lors de l'ajout de factures fournisseurs via le PDV, ajoutez manuellement les produits avec catégorie "Sans suivi d'inventaire".

Note : Quand vous sortez les rapports d'inventaire prenez garde d'exclure les catégories "Sans suivi d'inventaire".

 

Solution 2:

  • Entrez la facture d'achat via le PDV, pour les items que vous voulez suivre l'inventaire.
  • Inscrivez les autres items via le module d'entrée de facture fournisseur en aoutant un "-2" dans le numéro de facture.