Certains ateliers de mécanique peuvent choisir de fixer des frais administratifs* (ce n'est pas obligatoire et c'est à vous de prendre cette décision). Ces frais administratifs sont généralement facturés pour les retards de paiement (après le premier mois) des factures et des travaux réalisés pour les clients avec comptes recevables.

 

Calculer/générer des frais administratifs sur les comptes recevables ?

 

• Le taux utilisé dans les calculs de GEM-CAR est le pourcentage (%) que nous configurons par mois dans GEM-CAR : par défaut, il est fixé à 2%/mois.

                                  Cela fait donc    2%*12 mois = 24% annuel

 

• Cependant, pour les clients ayant des factures élevées (flotte, carrosserie...), GEM-CAR recommande un taux de 1,5%/mois.

  Comment calculer le taux mensuel ? Ex. 18% de frais administratifs annuels ?

                                   Formule (X/12) = 18/12 = 1,5%

 

Si vous choisissez un taux différent de 2%,

veuillez modifier le message légal de votre facture dans les Informations générales.

 

• GEM-CAR recommande d'utiliser l'option 'NE PAS GÉNÉRER DE FACTURE' (voir ci-dessous). Le but est de provoquer un paiement de la part de vos clients avec des comptes recevables impayés.

* Frais administratifs ou intérêts ?

Au Canada, seules les institutions financières peuvent mettre des intérêts. C'est la raison pour laquelle GEM-CAR calcule les FRAIS ADMINISTRATIFS et non les intérêts.

Note:

Taux d'intérêt légal au Canada : 60% annuel
Taux d'intérêt légal au Québec : 35% annuel

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Configuration de la catégorie FRAIS ADMINISTRATIFS

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À partir du menu principal, allez dans Inventaire > Maintenance des catégories

REMARQUE: Si vous avez déjà une catégorie de type "FRAIS ADMINISTRATIFS" passez à la prochaine section, sinon continuez:

• Cliquez le + pour créez une nouvelle catégorie:
  • Entrez une numéro de catégorie (ex: 007),
  • Sélectionnez le Type Catégorie : FRAIS ADMINISTRATIFS,
  • Entrez une description (ex: FRAIS ADMINISTRATIFS),
  • Cochez l'option Exclure du rapport de ventes,
  • Assurez-vous d'entrer le bon compte GL dans le champ "No GL Vente",
• Cliquez la disquette pour enregistrer.

Configuration du produit des frais administratifs

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À partir du menu principal, allez à Inventaire > Gestion des codes de produits / jobs

REMARQUE: Si vous avez déjà un produit dans la catégorie "FRAIS ADMINISTRATIFS", passez à la prochaine étape, sinon continuez:

• Cliquez le + pour ajouter un nouveau produit:
  • Entrez le numéro de la catégorie FRAIS ADMINISTRATIFS ou cliquez sur la loupe pour la chercher,
  • Entrez un code de produit (ex: ADM),
  • Entrez une description (ex: FRAIS ADMINISTRATIFS),
  • Cochez l'option Taxes incluses,
• Cliquez la disquette pour enregistrer.

Une fois le produit configuré, GEM-CAR va automatique utiliser ce produit lorsque vous générer les frais.

Configuration générale des frais administratifs

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À partir du menu principal, allez dans Configuration > Informations générales,

• Choisissez l'onglet  "Données générales",
• Dans la section "Frais de gestion":
  • Entrez le 'Nb de jours' autorisés avant l'application des frais (par défaut : 30 jours),
  • Entrez la valeur Pourcentage des frais (par défaut : 2),
  • Cochez/décochez l'option Générer les factures :
    • Coché : les frais sont enregistrés dans le compte recevable du client
    • Décoché : les frais sont uniquement imprimés sur le relevé de compte
  • Cliquez sur le disque pour enregistrer

Note: Lorsque l'option "Générer les factures" est décoché les frais administratifs seront comptabilisés et calculés seulement pour le mois demandé (à chaque demande de calcul dans le compte du client) au lieu d'être calculés en un seul frais pour toute la période de retard de paiement jusqu'au mois demandé.

IMPORTANT

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Si Générer les factures coché   : les frais administratif seront générés sous forme d'inscriptions dans les recevables des clients pour le mois. Pour les renverser, il faut effacer manuellement l'inscription dans le compte du client via le module "Entrée de factures" du menu "Clients".

Si Générer les factures décoché  : les frais s'impriment seulement sur l'état de comptes. Une inscription aux comptes à recevoir du client est générée dans le compte du client mais ne génèrent pas de facture dans le Point de ventes. Si le client envoie un paiement des frais, vous devez générer une facture des frais administratifs (catégorie de produits de type taxe incluse dont la vente sera comptabilisée dans le rapport de ventes).

Comme la plupart des clients ne payent pas leurs factures des frais administratifs, il est plus facile de créer une facture de frais de gestion avec un produit de type taxe incluse pour permettre l'encaissement du chèque. 

Configuration particulière des frais administratifs pour un client spécifique

A) Modifier les frais administratifs pour un client spécifique

Vous pouvez aussi modifier les intérêts par client.

 

• Allez dans la Maintenance des clients,
• Cliquez sur l'onglet "Comptabilité",
  • Entrez une valeur dans le champs "Nbr jours pour intérêt",
  • Entrez une valeur dans le champs "Taux d'intérêt" *,
• Cliquez la disquette pour enregistrer.

 

* IMPORTANT : Les intérêts ne sont autorisés que par les institutions financières. C'est la raison pour laquelle GEM-CAR calcule les FRAIS ADMINISTRATIFS et non les intérêts.

Si vous choisissez un taux différent de 2%, n'oubliez pas d'éditer le message légal de votre facture dans les "Informations générales" pour ce client spécifique avant d'imprimer la copie du client:

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B) Exclure un client des frais administratifs

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Toujours à partir de l'onglet "Comptabilité",

• Cochez la case Ne pas calculer de frais administratifs,
• Cliquez la disquette pour enregistrer.

Calcul des frais administratifs

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A partir du menu principal, allez à Clients > Calcul des frais d'administration,

• Entrez la date du mois pour lequel il faut calculer les frais,
• Cliquez sur l'icône du dossier jaune pour afficher la liste des clients,
• Cochez les comptes auxquels vous voulez appliquer les frais administratifs,
• Cliquez le crochet vert pour confirmer.

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GEM-CAR va automatiquement générer le rapport:
"Liste des frais administratifs des clients"

La mention "FRAIS ADMINISTRATIFS" sera affichée sur les états de compte pour les frais générés :

Comment cela fonctionne-t-il ? Option "Générer les factures" activée

GEM-CAR utilise la formule suivante pour calculer et générer les frais administratifs :

 

GEM-CAR calcule les frais administratifs en fonction du nombre de jours de retard et non des mois.

Le "Nb de jours" configuré dans GEM-CAR est le délai de grâce après lequel les frais seront calculés quotidiennement, pour chaque jour de retard après le délai de grâce.

Veuillez noter que la date entrée dans le module de génération des frais administratifs ne sera pas prise en compte : le système calculera toujours les frais à partir du dernier jour du mois pour lequel vous effectuez le calcul:

 

 

Notez également que 30 jours de retard signifie que la facture fermée le 31 août 2021 aura 30 jours de retard à la fin du mois d'octobre.

Voici quelques exemples concrets avec la configuration par défaut: 

 

Exemple 1 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 30 jours.

•  Frais calculés au 30 septembre - 0$ La facture n'est pas encore en retard, donc notre CLIENT V2V (de l'exemple précédent) n'est pas dans ce liste:

 

 

•  Frais calculés au 31 octobre - 30 jours en octobre

 ((100*.24)/365)*30=1.97$

 

 

• Frais calculés au 30 novembre - 29 jours de retard parce que la facture est générée le 30.

((100*.24)*365)*29=1.906849$

 

• Frais calculés à partir du 31 décembre - 30 jours

((100*.24)/365)*30=1.97

 

Exemple 2 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 20 jours.

En changeant les conditions à 20 jours de retard , c'est-à-dire, après lesquels la facture est considérée en retard, GEM-CAR produit les résultats suivants dans les mêmes conditions, aux mêmes dates et avec la même facture : 

 

• Frais sont calculés à partir du 30 septembre - 10 jours dans le mois en cours. Par conséquent :

((100*.24)/365)*10=0.653424

 

• Frais calculés à partir du 31 octobre - 30 jours en octobre

((100*.24)/365)*30=1.97

 

•  Frais calculés à partir du 30 novembre - 29 jours

((100*.24)*365)*29=1.906849

 

 

Comment cela fonctionne-t-il ? Option "Générer les factures" désactivée

 

GEM-CAR recommande d'utiliser cette option. L'objectif est de provoquer un paiement de vos clients avec des frais administratifs.

 

Nous ne calculons le retard composé que si nous ne générons pas de factures mensuelles.

 

Lorsque nous calculons les frais sans générer de factures, nous prenons le nombre de jours de chaque mois après lesquels la facture a été considérée comme en retard.

 

Note : Ce montant disparaît après la première impression/envoi de l'état de compte par e-mail au client et il ne sera enregistré nulle part dans le système.

 

Exemple 1 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 30 jours.

• Frais calculés au 30 septembre - 0$

 

• Frais calculés à partir du 31 octobre - 31 jours en octobre

((100*.24)/365)*31=2.038356164

 

• Frais calculés à partir du 30 novembre - 31 jours de retard en octobre + 30 jours de retard en novembre = 61 jours.

 ((100*.24)/365)*61=4.010958904

 

• Frais calculés au 31 décembre - 31 jours de retard en octobre + 30 jours de retard en novembre + 31 jours de retard en décembre = 92 jours.

((100*.24)/365)*92=6.0493150568

 

 

Exemple 2 - Facture 100$ / fermée le 2021/09/20 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 10 jours.

• Frais calculés à partir du 30 septembre - 10 jours de retard en septembre.

((100*.24)/365)*10=0.653424

•  Frais calculés à partir du 31 octobre - 10 jours en septembre + 31 jours en octobre = 41 jours

((100*.24)/365)*41=2.695890

 

• Frais calculés à partir du 31 octobre - 10 jours en septembre + 31 jours en octobre +30 jours en novembre = 71 jours

((100*.24)/365)*71=4.668493

 

 

  

Exemple 3 - État de compte

L'objectif est de provoquer un paiement de vos clients avec des frais administratifs.

Encaissement des frais administratifs

Quand un client paye ses frais administratifs, faites-lui une facture dans le Point de Ventes avec les frais de gestion. Veuillez noter qu'une facture doit être créée uniquement si l'option "Générer des factures" est non activée :

• Ouvrez un estimé,
• Créez un produit  « Frais de gestion » avec taxes incluses ( les frais sont taxables mais pas les intérêts ),
• Facturez au client les frais de gestion en recevable,
• Encaissez le paiement du client que vous appliquerez au solde de la facture et à celui des frais de gestion.

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Si vous avez facturé des frais administratifs et que vous voulez les créditer à votre client

OPTION 1 

• Allez dans les Archives
• Trouvez la facture avec les frais administratifs
• Cliquez sur "Renverser la facture"
• Fermez la facture en recevable, la date de paiement peut-être la date ou les frais ont été facturés
• Les frais administratifs et le renversement devrait s'annuler.

 

OPTION 2

• Sortez le client dans le point de ventes,

• Cliquez sur le bouton d'historique,
• Choissez la facture et cliquez sur le bouton "Renverser" et fermez la facture avec la meme date et méthode de paiement.

Amélioration ajoutée dès la version 9.2

La mention "FRAIS D'ADMINISTRATION" sera affichée sur les états de compte, pour les frais générés après la mise à jour de la version 9.2.