Comprendre les options du menu « Informations Générales »Les options du menu « Informations générales » seront appliquées à tous les postes par opposition aux configurations locales qui seront appliquées localement pour chaque station.

Bien que vous pouvez mettre manuellement un numéro de client alphanumérique de 12 caractères, avec cette option le système assignera un numéro séquentiel à l’ajout. Si l’utilisateur passe par le « Point de vente », et entre un numéro de client inexistant à 7 chiffres, ce numéro sera assigné par défaut comme numéro de client. Note : le numéro de client doit être unique.( Option activée par défaut )
En activant cette option, l'escompte sera appliqué sur le prix de l'item vendu, par opposition a vendre une pièce au prix de liste et ensuite venir appliquer une escompte enregistrée dans un code de grand livre différent.( Option activée par défaut )

Applicable à une entreprise entre autre de distribution, de dépanneurs qui ne veut pas que les commis changent les descriptions des items inventoriés ou scannés dans le « Point de Vente ». Notez que l’ajout de produit par le « Point de Vente » est aussi assujetti à cette règle.( Option activée par défaut )

En activant cette option, lorsqu’un utilisateur ajoutera une pièce dans le « Point de Vente » dont le code de produit n’existe pas dans la liste de codes, le système demandera la saisie du coûtant.( Option activée par défaut )

Afin de bénéficier de la série de fiches d’inspection qui peuvent être associées à un code de produit et remplies automatiquement à l’impression du bon de travail, vous devez souscrire à un plan optionnel.  Des frais additionnel peuvent être applicables.  En lire plus sur plus GEM-WORK...

Si l'option est désactivée, le coûtant à la saisie lors de l'ajout d'un item dans le Point de Vente sera masqué par des *****.( Option désactivée par défaut )

En activant cette option, lorsqu’un utilisateur ajoutera une pièce dans le « Point de Vente » dont le code de produit n’existe pas dans la liste de codes, le système demandera la saisie du coûtant, puis affichera un pourcentage à entrer qui calculera le vendant. Quel est la différence entre une marge et vendre avec un pourcentage de profit additionnel sur une pièce VOIR FAQ ?( Option activée par défaut )

Avec cette option activé, en faisant un estimé le client comptoir l’utilisateur pourra changer le nom du client directement dans le « Point de Vente » sans devoir éditer la fiche client.  Comment créer  un client comptoir (voir FAQ) ?

Que ce soit une job sélectionnée dans le « Point de Vente » ou dans la liste d’inventaire de codes,  la durée planifiée d’une job sera affichée en centième si l’option est activée. Ainsi on mettra 1.75 heure versus 1 heure et 45 minutes.  Note : puisque la gestion des rendez-vous est déjà sujette aux impondérables quotidiens, la grille de rendez-vous est montée pour gérer des plages de 15 minutes ou 0.25 centième d’heure.( Option activée par défaut )

La durée planifiée d’une job sera affichée en centième dan l’agenda si l’option est activée. Ainsi on mettra 1.75 heure versus 105 minutes (1 heure et 45 minutes). 

Note : puisque la gestion des rendez-vous est déjà sujette aux impondérables quotidiens, la grille de rendez-vous est montée pour gérer des plages de 15 minutes ou 0.25 centième d’heure.( Option activée par défaut )

Puisqu’il est de la responsabilité des utilisateurs de GEM-CAR de faire des sauvegardes hebdomadaire, il est recommandé de ne pas activer cette option à moins que l’entreprise ait un système de sauvegarde en ligne automatique ou sur disque dur externe préprogrammé.  Note : par défaut la copie de sauvegarde sera dirigée par GEM-CAR sur une clé USB.( Option désactivée par défaut )

Afin de sortir des rapports personnalisés de ventes par catégories, il est recommandé d’activer cette option, sinon tous les items seront automatiquement envoyés dans la catégorie par défaut : « 200 » lorsqu’ils seront créés par le « Point de Vente ».( Option désactivée par défaut ).

Dès qu'un item est ajouté dans un estimé via le Point de Vente, il est automatiquement ajouter à la liste des codes.

En activant cette option, l’utilisateur devra sélectionner un catalogue de pièces : un fichier « SMS » qui devra être sur le serveur et accessibles aux usagés.  Lors de  l’ajout dans le « Point de Vente » d’un item qui n’est pas dans la liste de codes, le système demandera à l’utilisateur, s’il veut aller chercher la pièce dans le catalogue.  Le catalogue externe ne viendra pas alourdir l’application et seules les pièces transférées pourraient être ajoutées à la liste de code en inventaire dans le logiciel.  Note : un fichier  SMS peut contenir 500 000 items sans ralentir  le système.( Option désactivée par défaut )

Imprime sur le bon de livraison ouvert via le Point de Vente, la localisation associée à chaque item.( Option activée par défaut )

Afin de désactiver le masque de saisie de codes postaux dans la fiche client et fournisseurs pour permettre l’entrée de champ numérique Ex corporation internationale  ou américaine.( Option désactivée par défaut )

Afin de permettre l’entrée complémentaire des informations reliées spécifiquement aux camions.

En activant cette fonction, le code de produit reste entièrement visible dans le point de vente ainsi que dans l’historique, mais affichera seulement les 4 derniers caractères du code  de produit sur les estimés et les factures.

Ajoute un champ utiliser exclusivement à des fins de recherches avancées dans la fiche d'item en inventaire. En inscrivant une partie du contenu de ce champ dans l'ajout de code d'item dans un estimé, la recherche par clé de tri devient active. Applicable aussi dans la recherche rapide. Si vous avez beaucoup d'items en inventaire, il est conseillé de ne pas activer cette option afin de ne pas ralentir votre système.

Lors de la prise de rendez-vous l’affichage de leur sera en mode AM/PM versus le format international de 24 heures.  Note : l’heure est affichée dans l’agenda (grille de rendez-vous et dans le bloc) ainsi que sur une job dans un estimé du « point de vente »

( Option désactivée par défaut )

Fonction actuellement encours de développement

 En activant cette option, on désactive la création de véhicule et permettant de mettre le focus directement  sur l’ajout d’item après la sélection de client dans un estimé du « point de vente ».

Certaines entreprise utilise le mot « soumission » plutôt que « Estimé ».( Option activée par défaut )

Les entreprises qui ont  plus d’autos ou camions en Miles, peuvent activer cette option. Note : seul l’affichage par défaut à la création d’un véhicule est activé, l’utilisateur peut à tout moment changer de « KM » à « Miles » ou l’inverse.( Option activée par défaut )

Pour rendre le numéro d’identification du véhicule obligatoire à la facturation avec un nombre exact de 17 caractères avant de facturer. Note : les utilisateurs peuvent faire des estimés, prendre des rendez-vous et sortir des bons de travail.( Option désactivée par défaut )

Les entreprises qui ont plusieurs départements/divisions et qui désirent avoir des statistiques de ventes par département devraient activer cette option.   Son activation permet de regrouper la vente de tous les items d’une job dans son département.  Le département apparait dans la sélection d’une job dans le « Point de vente » seulement si l’option est sélectionnée.

Note : en activant cette option, vous n’avez plus à dédoubler des produits pour leur utilisation dans divers départements.  Ainsi le code pour du dégraisseur  sera le même pour tous les départements avec un seul inventaire, mais sa vente sera attribuée au département de la job auquel il est attribué.  Les items qui sont vendus sans être précédé par une job  ne seront pas dans les statistiques de ventes par département.( Option activée par défaut )

Une fois l’option activée, un nouvel onglet  « Maintenance préventive » apparaîtra. Les utilisateurs pourront alors configurer la grille de maintenance préventive personnalisée à chaque véhicule. Le technicien pourra à partir du « point de vente » sortir le rapport d’entretien préventif si la maintenance préventive est activé dans sa fiche.( Option activée par défaut )

Afin que le logiciel estimé le nombre de kilomètre parcouru par années, un véhicule doit avoir un minimum  de deux visites.  Cependant, certains utilisateurs préfèrent désactivés l’option pour pourvoir offrir la gestion de la maintenance préventive à leurs clients dès leur première visite.  Cependant le calcul de la date de la prochaine occurrence sera basée sur l’intervalle sans prendre en considération le nombre de  kilomètres parcourus par année.

Les gestionnaires soucieux de bien gérer leur les entrées et sorties d’argent comptant, devraient activer cette option. Une fois son activation faite, un nouvel icône apparaitra dans le « Point de vente ».

Les entreprises qui travail de soir et de nuit peuvent activer l’option pour allonger la plage visible dans l’agenda afin de prendre des rendez-vous de nuit.

A l’impression du bon de travail directement en faisant un clic droit ( versus le régulier gauche) sur le bouton d’impression du bon de travail dans le « Point de travail ».  Cette option est utile si vous réimprimer souvent des bons de travail sans vouloir réimprimer les fiches d’inspection.

En activant cette option, le numéro d’entreposage sera assigné automatiquement par le logiciel à l’ajout d’une nouvelle fiche d’entreposage.  Dans le cas contraire, les usagers pourront inscrire un numéro unique manuellement  basé sur le tag ou leur fiche d’entreposage.

En activant cette option, le logiciel va générer un numéro séquentiel de bon de travail. Autrement le logiciel va générer un numéro unique qui correspond à la date à l’envers suivis d’un numéro séquentiel Ex 20130326-123. Bien que cette façon de faire permet de voir quand l’estimé a été créé, il est trop long pour être inscrit sur les tags des clés et entraîne des pertes de temps si l’on doit le retranscrire fréquemment ( ex sur un facture fournisseur).( Option activé par défaut )

Les utilisateurs d’un pont avec leur système comptable ou transfert de fichier dans leur logiciel comptable doivent activés l’option.  À l’inverse les autres ne devraient pas l’activer, puisqu’ils auront alors gérer plus de messages de validation dans la gestion de leurs produits et de leurs catégories.

En activant cette option, sur la mise à jour ou l’ajout d’un numéro de téléphone dans la fiche client, le logiciel va chercher l’adresse et offre à l’usager la possibilité de la transférer dans la fiche du client.

En activant cette fonction, toutes les données transférées tant des sites de distributeurs, du 411  ou des sites de guide de main d’œuvre.  Dans les configurations des utilisateurs, vous pouvez aussi sélectionnez l’option « Cap Lock » par défaut.

En activant cette option, le logiciel viendra additionner tous les prix des items sous la job et les regrouper sur une ligne de sous-total dans un estimé ou sur une facture.

Quand l’option et qu’un mécanicien scanne une pièce existante, celle-ci est automatiquement ajoutée au bon de travail. Pour en ajouter plusieurs simultanément, le mécanique peut indiquer la quantité de l’item, puis faire « * » et finalement scanner l’item.(Option activé par défaut)

Au moment de compléter la facture le système va demander à l'utilisateur d'aller compléter la fiche d'adresse du client afin de pouvoir lui faire parvenir des promotions par la poste.(Option activé par défaut)

En activant cette option, quand l’utilisateur clique sur le bouton du bon de travail dans le « point de travail », celui-ci sort directement sur l’imprimante  et le clic droit devient l’option pour l’impression à l’écran.

En activant cette option, quand l’utilisateur clique sur le bouton du bon de l’impression de l’estimé dans le « point de travail », celui-ci sort alors directement sur l’imprimante  et le clic droit devient l’option pour l’impression à l’écran.

Les utilisateurs qui travaillent principalement avec des autos devraient activer cette option, les autres pourraient simplement la désactiver pour ne pas toujours avoir l’option de faire la recherche dès qu’ils quittent le champ numéro de série dans la fiche de véhicule, le « point de vente » et « point de travail ».

Au login de l’application le logiciel valide si le plan de support et de maintenance est acquitté et qu’une mise-à-jour est disponible et offre à l’usager de la faire. Note : tous les usagers doivent être sortis de l’application pour pouvoir la faire.

Permet au système d'apporter plus de validation auprès des utilisateurs. Par exemple lors de périodes de transition bon de travail papier et via le module de poinçon électronique du système.

En activant cette option, toutes les jobs qui seront ajoutées dans le « point de vente » auront une durée planifiées d’une heure.

En activant cette option, les usagés pourront titrer leurs estimés. De plus, ce champ sera aussi ajouter dans la grille de recherche d’estimés.

Dès qu'un utilisateur de l'horodateur électronique poinçonne une tâche, l'estimé passe à l'étape associé au bon de travail.

En changeant la quantité facturé, le temps alloué dans l'agenda augmente aussi entraînant des conflits dans la gestion de l'agenda. Cette option permettra de garder la durée planifiée d'une heure même si l'on facture 2 heures.


VERSION 7 

Le minimum est atteint quand la quantité disponible (quantité en main moins la quantité réservée) est inférieure au minimum. Le message s’affichera à l’ajout d’une pièce dans un estimé dont la quantité disponible est sous le minimum.

Permet à un technicien de pointer sur un bon de travail avec code à barres; le système transfère automatiquement la job dans la plage horaire à son nom. On garde ainsi la trace sur la facture (initiales du technicien responsable) de la personne a fait le travail tout en pouvant cumuler des statistiques. Applicable aux rares entreprises qui ne peuvent utiliser le calendrier.

Puisque l’agenda gère des plages horaires de 15 minutes, certains utilisateurs préfèrent arrondir les rendez-vous de façon à ne pas avoir un conflit dans l’agenda alors qu’il y a un espace libre. Cependant, cette pratique ne convient pas à ceux qui veulent valider leurs statistiques de performance qui incluent le temps alloué.

Toutes les stations qui utilisent GEM-CAR doivent avoir installé le logiciel WorldPac.

Lors de l’ajout d’une job à un estimé, l’utilisateur devra choisir s’il veut planifier la job à l’agenda à la suite des autres ou pas. On évite ainsi de remplir la grille horaire avec des ajouts qui ne sont pas vendus à un estimé.

Désactive le message qui demande à l’utilisateur d’inscrire un rappel avant de facturer.

Certaines provinces ou États exigent d’avoir le numéro de série d’un véhicule sur la facture.

Afin de savoir quel est l’aviseur qui fait l’estimé en regardant la facture, son nom s’imprime sur celle-ci en haut à gauche sous le logo.

Une icône avec un éclair sera visible dans la fenêtre de la fin de la journée. En cliquant sur l'icône la fin de journée se fera directement en sélectionnant toutes les factures et aucun rapport ne sortira.

Remplace le menu déroulant des catégories par un zone de texte en éliminant la sélection facile par les utilisateurs.

Importez du 411.ca le prénom du client en premier versus le Nom et ensuite le prénom. Cette option est utile si vous envoyez des lettres de rappel à vos clients. En effet il sera plus courtois de lire :"Bonjour Julie Tremblay" que "Bonjour Tremblay Julie"
 Ne pas utiliser la catégorie par défaut configurer dans le module "Info générales", mais bien de laisser l'utilisateur choisir sa catégorie dans le menu déroulant lors de l'ajout de pièces. On évite ainsi que les utilisateurs envoient tout dans la catégorie "200".

 Afficher un message à la création d'un véhicule qui demande si l'on veut activer le programme d'entretien préventif par défaut au véhicule nouvellement créé.

Affiche la data du rendez-vous dans l'estimé sous les items de type "RDV" / Job. Ainsi, si un client veut un avoir une confirmation de son RDV, on lui remet l'estimé.

Permet d'ouvrir le module de commande d'achat/réception en cliquant sur le bouton de gauche. Alors que celui de droit permet d'ouvrir la fiche de fournisseur ou le module d'entrée de factures.

Transforme le long numéro de bon d'achat en un numéro unique séquentiel. Il sera plus facile de parler du bon d'achat 892 que du bon "20140603-22".

Affiche un message si un produit a une quantité en stock disponible inférieur à son minimum.

Permet de cacher les colonnes prix et quantités et d'afficher seulement le total.  Attention cette pratique doit être valider selon les réglementations des provinces/états.

Permet de rendre obligatoire la saisie des valeurs du millage, de la licence, du VIN et de la grandeur des pneus dans la fenêtre du poinçon électronique.

Affiche l'information sur le core relier à un item spécifique.

Quand on fait une commande d'achat pour un bon de travail spécifique, inclure les codes dans l'estimé du client.

Imprimer le texte de la garantie légale personnalisé sur la facture. La description de la garantie peux-être ajuster dans le module "Informations générales"..

Activer l'utilisation du "Pad de signature électronique". Attention des frais sont applicables et le matériel utiliser doit provenir de chez V2V TECHNOLOGIES.

Recalculer le temps requis suite à une modification de la quanité d'un item sur unb estimé.

Ne pas imprimer les initiales dans la description de la job dans le Point de vente.

Recalculer le prix de vente d'un item,  basé sur une matrice, déjà ajouté à un estimé lorsque l'item a été reçu à un prix différent par le module d'entrée de factures ou de bon de commandes.

Activer le mode multi localisation d'inventaire. Notez que des frais s'appliqueront pour l'activation de cette option en mode multi-localisation.

Permet le regroupement des temps de main d'œuvre télécharger de l'Internet à partir du site de ALLDATA. Notez que le détail des jobs se retrouve dans la note de la job. Il est aussi possible d’ajuster les quantités avant le transfert. Finalement si l’option n’est pas cochée, les jobs sélectionnées dans la grille seront transférées individuellement.