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Importation de produits ou listes de pneus par Excel/CSV

Importation en Excel/CSV dans GEM-CAR est un outil facile qui vous permet de:

- d'ajouter par lots de nouveaux produits.
- Mettre à jour par lots des produits déjà existants.

À moins que vous maîtrisiez cet outil, il est fortement recommandé de faire une copie de sauvegarde avant d'utiliser l'importation.





Préparation du fichier EXCEL/CSV




Quelques remarques sur l'importation à l'aide de fichiers Excel ou CSV:


Avant de commencer par les données du client, créez un fichier, enregistrez-le sous et renommez-le au nom du client (afin de pouvoir conserver ce fichier à l'avenir).

Cette feuille contient des notes sur chaque type de champ (surligné en jaune), telles que la longueur maximale et le type de donnée (texte, numérique, etc.). lorsqu'indique Vrai ou Faux, la valeur de vrai est le nombre 1 et la valeur de Faux est le 0 (zéro). Vos données client doivent correspondre au type et à la taille du champ. Utilisez cette feuille uniquement comme guide de référence et utilisez l'une des autres feuilles pour vos données [FRENCH (Liaison automatique).

La feuille marquée FRENCH (Liaison automatique) peut être utilisée pour faciliter l’importation (car il n’est pas nécessaire de mapper les champs dans Excel vers les champs de GEM-CAR). Lorsque vous utilisez cette option, sélectionnez le lien automatique après avoir choisi le fichier et la feuille de calcul à importer.


ASTUCE

Si vous utilisez les noms des champs entre les crochets (ex: CATBRUT, DESCRIPTION, CATEGORIE, PRIX1, etc...) comme noms de colonnes dans votre fichier (.XLS), vous pourrez utiliser le bouton "Liaison automatique" pour que GEM-CAR assigne automatiquement toutes vos colonnes aux bons champs d'importation.
Option ajoutée à la 9.2
Cette astuce fonctionne aussi pour les fichiers (.CSV)




Explications des options d'importation




  1. Mettre à jour les entrées existantes
    • Remplacez les informations existantes par les nouvelles informations sélectionnées dans les champs correspondants.
    • Ne pas ajouter les produits inexistants (mise à jour seulement).
      • Si cette case n'est pas cochée , les produits qui sont dans le fichier mais qui ne sont pas dans le logiciel seront importés,
      • Si cette case est cochée , les produits qui sont dans le fichier mais qui ne sont pas le système ne seront pas importés.
  2. Fichier CSV
    • Passer en mode CSV (fichier avec données séparées habituellement par une virgule "," ou un point-virgule ";") - (voir la prochaine section).
  3. Appliquer la matrice de prix sur les codes de lignes à l'importation.
    • Applique une matrice de prix sur les codes de lignes à l'importation.
  4. Appliquer la matrice de prix sur les catégories à l'importation.
    • Applique matrice de prix sur les catégories à l'importation.
    • Cette option est utile pour ré-appliquer une nouvelle matrice de prix sur les produits en inventaire.
  5. Ajouter la quantité à la quantité courante en inventaire.
    • Cette option additionne la quantité dans le fichier à la quantité déjà en inventaire dans le système.

Processus d'importation de base



À partir du menu principal, allez dans [Inventaire] > [Importation de produits Excel],

Pour un fichier Excel (.XLS)

Pour un fichier CSV (.CVS - séparation par "," ou ";")


Ajouter un code de ligne à des produits existants



Pour assigner un code de ligne à plusieurs produits:



Importation pour changement de catégorie




Même s'il n'y a pas de champs "Nouvelle Catégorie", pour changer des produits de catégorie,
GEM-CAR déplacera les produits dans la nouvelle catégorie mentionnée.


Appliquer une matrice de prix aux produits existants



Pré-requis: Il faut avoir configuré une matrice de prix basée sur les catégories ou codes de ligne
Pour que GEM-CAR calcule le vendant à partir du coûtant selon la matrice: