Certains ateliers de mécanique peuvent choisir de fixer des frais administratifs* (ce n'est pas obligatoire et c'est à vous de prendre cette décision). Ces frais administratifs sont généralement facturés pour les retards de paiement (après le premier mois) des factures et des travaux réalisés pour les clients avec comptes recevables.
Calculer/générer des frais administratifs sur les comptes recevables ?
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Le taux utilisé dans les calculs de GEM-CAR est le pourcentage (%) que nous configurons par mois dans GEM-CAR : par défaut, il est fixé à 2%/mois.
Cela fait donc 2%*12 mois = 24% annuel
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Cependant, pour les clients ayant des factures élevées (flotte, carrosserie...), GEM-CAR recommande un taux de 1,5%/mois.
Comment calculer le taux mensuel ? Ex. 18% de frais administratifs annuels ?
Formule (X/12) = 18/12 = 1,5%
Si vous choisissez un taux différent de 2%,
veuillez modifier le message légal de votre facture dans les Informations générales.
- GEM-CAR recommande d'utiliser l'option 'NE PAS GÉNÉRER DE FACTURE' (voir ci-dessous). Le but est de provoquer un paiement de la part de vos clients avec des comptes recevables impayés.
* Frais administratifs ou intérêts ?
Au Canada, seules les institutions financières peuvent mettre des intérêts. C'est la raison pour laquelle GEM-CAR calcule les FRAIS ADMINISTRATIFS et non les intérêts.
Note:
Taux d'intérêt légal au Canada : 60% annuel
Taux d'intérêt légal au Québec : 35% annuel
À partir du menu principal, allez dans Inventaire > Maintenance des catégories REMARQUE: Si vous avez déjà une catégorie de type "FRAIS ADMINISTRATIFS" passez à la prochaine section, sinon continuez:
À partir du menu principal, allez à Inventaire > Gestion des codes de produits / jobs REMARQUE: Si vous avez déjà un produit dans la catégorie "FRAIS ADMINISTRATIFS", passez à la prochaine étape, sinon continuez: Une fois le produit configuré, GEM-CAR va automatique utiliser ce produit lorsque vous générer les frais. À partir du menu principal, allez dans Configuration > Informations générales, Note: Lorsque l'option "Générer les factures" est décoché les frais administratifs seront comptabilisés et calculés seulement pour le mois demandé (à chaque demande de calcul dans le compte du client) au lieu d'être calculés en un seul frais pour toute la période de retard de paiement jusqu'au mois demandé. Si Générer les factures coché Comme la plupart des clients ne payent pas leurs factures des frais administratifs, il est plus facile de créer une facture de frais de gestion avec un produit de type taxe incluse pour permettre l'encaissement du chèque. Vous pouvez aussi modifier les intérêts par client. * IMPORTANT : Les intérêts ne sont autorisés que par les institutions financières. C'est la raison pour laquelle GEM-CAR calcule les FRAIS ADMINISTRATIFS et non les intérêts. Si vous choisissez un taux différent de 2%, n'oubliez pas d'éditer le message légal de votre facture dans les "Informations générales" pour ce client spécifique avant d'imprimer la copie du client: Toujours à partir de l'onglet "Comptabilité",
A partir du menu principal, allez à Clients > Calcul des frais d'administration, GEM-CAR va automatiquement générer le rapport: La mention "FRAIS ADMINISTRATIFS" sera affichée sur les états de compte pour les frais générés :
GEM-CAR utilise la formule suivante pour calculer et générer les frais administratifs : GEM-CAR calcule les frais administratifs en fonction du nombre de jours de retard et non des mois. Le "Nb de jours" configuré dans GEM-CAR est le délai de grâce après lequel les frais seront calculés quotidiennement, pour chaque jour de retard après le délai de grâce. Veuillez noter que la date entrée dans le module de génération des frais administratifs ne sera pas prise en compte : le système calculera toujours les frais à partir du dernier jour du mois pour lequel vous effectuez le calcul: Notez également que 30 jours de retard signifie que la facture fermée le 31 août 2021 aura 30 jours de retard à la fin du mois d'octobre. Voici quelques exemples concrets avec la configuration par défaut: Exemple 1 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 30 jours. ((100*.24)/365)*30=1.97$ ((100*.24)*365)*29=1.906849$ ((100*.24)/365)*30=1.97 Exemple 2 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 20 jours. En changeant les conditions à 20 jours de retard ((100*.24)/365)*10=0.653424 ((100*.24)/365)*30=1.97 ((100*.24)*365)*29=1.906849
GEM-CAR recommande d'utiliser cette option. L'objectif est de provoquer un paiement de vos clients avec des frais administratifs. Nous ne calculons le retard composé que si nous ne générons pas de factures mensuelles. Lorsque nous calculons les frais sans générer de factures, nous prenons le nombre de jours de chaque mois après lesquels la facture a été considérée comme en retard. Note : Ce montant disparaît après la première impression/envoi de l'état de compte par e-mail au client et il ne sera enregistré nulle part dans le système. Exemple 1 - Facture 100$ / fermée le 2021/08/31 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 30 jours. ((100*.24)/365)*31=2.038356164 ((100*.24)/365)*61=4.010958904 ((100*.24)/365)*92=6.0493150568 Exemple 2 - Facture 100$ / fermée le 2021/09/20 / Frais administratifs 2% / délai de grâce : 10 jours. ((100*.24)/365)*10=0.653424 ((100*.24)/365)*41=2.695890 ((100*.24)/365)*71=4.668493 Exemple 3 - État de compte L'objectif est de provoquer un paiement de vos clients avec des frais administratifs.
Quand un client paye ses frais administratifs, faites-lui une facture dans le Point de Ventes avec les frais de gestion. Veuillez noter qu'une facture doit être créée uniquement si l'option "Générer des factures" est non activée : La mention "FRAIS D'ADMINISTRATION" sera affichée sur les états de compte, pour les frais générés après la mise à jour de la version 9.2.
IMPORTANT
: les frais administratif seront générés sous forme d'inscriptions dans les recevables des clients pour le mois. Pour les renverser, il faut effacer manuellement l'inscription dans le compte du client via le module "Entrée de factures" du menu "Clients".
Si Générer les factures décoché 
: les frais s'impriment seulement sur l'état de comptes. Une inscription aux comptes à recevoir du client est générée dans le compte du client mais ne génèrent pas de facture dans le Point de ventes. Si le client envoie un paiement des frais, vous devez générer une facture des frais administratifs (catégorie de produits de type taxe incluse dont la vente sera comptabilisée dans le rapport de ventes).
A) Modifier les frais administratifs pour un client spécifique
B) Exclure un client des frais administratifs
"Liste des frais administratifs des clients"
, c'est-à-dire, après lesquels la facture est considérée en retard, GEM-CAR produit les résultats suivants dans les mêmes conditions, aux mêmes dates et avec la même facture :
OPTION 1
OPTION 2
